Étape 3 · Préparer
Plan de bascule
Le contrat est signé, les principes sont posés. Il faut maintenant traduire tout cela en un calendrier précis, réaliste, qui s'aligne sur votre date de cessation effective. C'est l'étape qui transforme une convention en opération.
Pourquoi un plan formel
Une bascule mal séquencée fait perdre des données. Si on ferme un compte SaaS avant d'en extraire l'historique, ce qui s'y trouve est perdu. Si on bascule un site en mode statique avant d'avoir migré sa base de données, on perd les dernières publications. Si on coupe la messagerie avant d'avoir mis en place la reprise en réception seule, on rate les courriers urgents qui arrivent dans les jours suivant la cessation.
Le plan de bascule existe précisément pour éviter ces erreurs séquentielles. Il liste, dans le bon ordre, chaque opération à exécuter, le responsable côté Archivum et côté client, la date prévisionnelle, et la condition de déclenchement de l'opération suivante. Il est revu et validé par vous et, le cas échéant, par votre prestataire informatique avant exécution.
Ce que le plan détaille
- L'inventaire technique. Liste exhaustive des comptes, services et systèmes à traiter : Google Workspace, Microsoft 365, GitHub, Bitbucket, GitLab, Dropbox, AWS, Scaleway, Stripe, Notion, ClickUp, Slack, messagerie historique, NAS internes, sauvegardes externes, outils éditoriaux. Pour chaque entrée, l'identifiant administrateur, le volume estimé, la criticité.
- L'ordre d'exécution. Quelles données sont extraites avant que le service correspondant soit résilié, quelle est la dépendance entre extractions (par exemple : extraire les e-mails AVANT de fermer le domaine, extraire les commits GitHub AVANT de fermer l'organisation).
- Les responsabilités côté client. Qui, chez vous ou chez votre prestataire informatique, déclenche chaque opération. Souvent l'ancien directeur technique, le délégué à la protection des données, le comptable, ou un dirigeant en exercice.
- Les responsabilités côté Archivum. Qui réceptionne chaque flux, qui valide l'intégrité, qui émet le registre de dépôt nominatif. Un référent unique pour vous, plusieurs intervenants côté Archivum selon les spécialités.
- Le plan de communication. Notification aux clients en cours sur la fin du service applicatif et la mise en mode statique du site, notification aux anciens collaborateurs sur l'archivage de leurs comptes professionnels et leurs droits RGPD, notification aux partenaires institutionnels si nécessaire (financeurs publics pour les associations, mandataire pour les liquidations).
- Les jalons critiques. Date limite d'extraction des données comptables, date de bascule du site en mode statique, date de mise en réception seule des e-mails, date de signature du procès-verbal de fin de bascule. Ces jalons sont calés sur votre date de cessation effective ou de radiation prévisionnelle.
Calendrier-type sur six semaines
Le détail varie d'un dossier à l'autre, mais voici la répartition typique pour une structure de taille moyenne (~500 Go d'archives, site web actif, deux à cinq boîtes mail) :
- S1
Inventaire technique et tests
Validation de l'inventaire, ouverture des accès administrateurs côté Archivum, premiers tests d'export sur un petit échantillon. Ajustement du calendrier en cas de découverte (compte oublié, volume sous-estimé).
- S2-3
Extractions massives
Comptabilité, RH, projets clients, e-mails, médias. Indexation au fur et à mesure. Empreinte cryptographique de chaque pièce. Premier registre de dépôt provisoire.
- S4
Bascule du site en mode statique
Régénération HTML, déploiement sur Scaleway derrière Cloudflare, conservation du domaine et des URLs canoniques. Désactivation propre des fonctionnalités actives.
- S5
Reprise des e-mails en réception seule
Reconfiguration MX, mise en place du registre de consultation, notification aux expéditeurs.
- S6
Procès-verbal de fin de bascule
Registre de dépôt définitif, vérification croisée des volumes, signature du procès-verbal de fin de bascule. La conservation entre alors en régime contractuel.
Préparer votre bascule
Le plan de bascule est rédigé après signature du contrat. Si vous voulez en parler avant, le cadrage initial est gratuit et c'est par là qu'il faut commencer.