Étape 2 · Préparer
Signature du contrat
Le scénario d'archivage retenu au cadrage est traduit en convention écrite. C'est ce contrat — pas un formulaire en ligne, pas des conditions générales d'utilisation — qui fixera pour des années qui peut accéder à quoi, sous quelle règle, et qui tranche à l'échéance.
Pourquoi un contrat dédié
Beaucoup d'utilisateurs de services numériques signent aujourd'hui des conditions générales standardisées, identiques pour des millions de clients. Ce modèle est parfaitement adapté à un service de stockage générique. Il ne l'est pas à un archivage post-cessation : la nature des données, l'identité juridique de la structure déposante, la liste nominative des décideurs futurs, la règle de vote en cas d'arbitrage, le scénario de défaut — tous ces éléments doivent figurer dans la convention, pas dans une annexe générique.
Le contrat Archivum est un document de droit privé français, signé en votre nom et au nom d'Archivum, opposable. Il ne revendique aucune valeur probante au sens règlementaire ; il ne se présente pas comme une certification NF Z42-013, ni comme un service eIDAS qualifié, ni comme un coffre-fort à valeur probante. C'est un engagement bilatéral simple, encadré par le droit commun des contrats français et le RGPD.
Ce que le contrat fixe
- L'identité des parties. Vous (ou la structure que vous représentez) en tant que déposant, Archivum en tant que tiers archiviste. Pour une structure radiée, le contrat peut être signé par les anciens dirigeants au titre de leur responsabilité résiduelle, ou par le liquidateur en charge.
- Le périmètre exact des archives. Volumes, types, catégories juridiques (comptable, RH, propriété intellectuelle, communication publique, prospection commerciale). Chaque catégorie peut avoir sa propre durée de conservation et son propre arbitrage.
- Les habilitations nominatives. Liste des personnes physiques autorisées à consulter, demander une restitution, proposer une modification d'habilitation, ou voter à l'arbitrage à échéance. Voir notre glossaire sur l'habilitation d'accès.
- La règle de vote collégial. Si plusieurs ayants droit sont en jeu : majorité simple, qualifiée, unanimité, droit de véto, quorum, délai de vote. Le vote collégial est la pierre angulaire des dossiers multi-parties.
- Le scénario d'arbitrage à échéance. Trois options par défaut — prolongation, suppression, cession au tiers — et le scénario par défaut applicable à défaut de décision dans le délai. Voir arbitrage à échéance.
- Les engagements de souveraineté. Stockage en France sur infrastructure Scaleway, chiffrement, registre des consultations, journal des opérations. Voir souveraineté numérique européenne.
- Le tarif et son évolution. Coût fixe sur la première période, mécanisme d'indexation pour les prolongations, frais éventuels d'opérations exceptionnelles (restitutions massives, expertise externe).
Comment se déroule la signature
Après validation du mémo de cadrage, nous rédigeons une première version du contrat dans les cinq à dix jours ouvrés. Vous (et le cas échéant votre avocat, votre liquidateur ou votre notaire) la relisez. Un ou deux allers-retours sont fréquents pour ajuster le périmètre, la liste des habilités, la règle de vote ou le tarif. Quand le texte est stabilisé, la signature peut être électronique (procédé qualifié) ou papier selon votre préférence.
Pour les liquidations judiciaires, le contrat est co-signé avec le mandataire et soumis le cas échéant à l'autorisation du juge-commissaire. Nous fournissons les pièces nécessaires sans surcoût.
Pour les transmissions post-mortem, le contrat peut être annexé à un acte de notoriété ou à l'acte de partage successoral, selon la complexité de la succession. Le notaire en charge centralise alors les signatures des ayants droit.
Ce que vous repartez avec
Un exemplaire signé du contrat (PDF horodaté et éventuellement papier), une copie du registre initial des habilitations, un calendrier de bascule prévisionnel, et la facturation associée. Une fois le contrat signé, nous enchaînons sur la préparation opérationnelle de la bascule.
Demander un projet de contrat
Le contrat est rédigé après le cadrage initial. Si vous n'avez pas encore eu cette première heure, c'est par là qu'il faut commencer.