Étape 4 · Basculer
Dépôt des archives documentaires
C'est l'opération la plus volumineuse de la bascule. Plusieurs centaines de gigaoctets, parfois plusieurs téraoctets, sont extraits de vos systèmes opérationnels, indexés, chiffrés et stockés sur infrastructure souveraine française. Voici comment cela se passe en pratique.
Pourquoi un dépôt structuré
Une archive non indexée est presque inutile. Quand un ancien client demandera, dans cinq ans, la copie d'un contrat qu'il a signé avec votre structure, personne n'aura le temps de fouiller dans une arborescence brute de plusieurs centaines de milliers de fichiers. Le dépôt doit donc être pensé comme une bibliothèque : indexé par dossier, par contributeur, par date, par catégorie juridique. C'est le travail principal de cette étape, et c'est ce qui distingue un archivage utile d'une simple sauvegarde.
Ce qui se passe concrètement
- Extraction. Selon la source : exports natifs (Google Takeout, Microsoft 365 Compliance, GitHub Migration), accès API authentifiés, copie directe NAS, ou — en dernier recours — copie disque physique. Toutes les opérations d'extraction sont journalisées : qui, quand, depuis quel système, vers quoi.
- Indexation. Chaque fichier reçoit un identifiant interne, est rattaché à un dossier logique (Comptabilité 2024, Projet client X, RH historique, etc.), à un contributeur identifié quand c'est possible, et à une date de création/modification. Pour les e-mails, l'indexation reprend l'organisation initiale des dossiers et le carnet d'adresses.
- Empreinte cryptographique. Chaque pièce reçoit son empreinte (hash SHA-256 par défaut). C'est une preuve d'intégrité : si le fichier est modifié plus tard, son empreinte change. Ce n'est pas une valeur probante au sens règlementaire — Archivum ne se présente pas comme un opérateur de coffre-fort à valeur probante.
- Chiffrement. Les données sont chiffrées au stockage (AES-256). Les clés sont gérées séparément. La consultation par un habilité passe par un déchiffrement à la volée, journalisé.
- Stockage. Stockage objet S3-compatible chez Scaleway, datacenters France. Réplication en interne pour la résilience, sans sortie d'Europe. Voir souveraineté numérique européenne.
- Registre nominatif. Un document est généré listant tous les fichiers déposés, leur empreinte, leur date de dépôt, leur catégorie et leur durée de conservation. Ce registre vous est remis et archivé en double exemplaire (un pour vous, un pour Archivum).
Cas particuliers fréquents
Comptes SaaS dont l'export natif est limité. Certaines plateformes (anciennes versions de Slack, plateformes RH propriétaires) offrent des exports incomplets ou difficilement exploitables. Nous identifions ces points au cadrage et proposons des contournements (extraction par API, capture HTML structurée).
Données partagées avec des tiers. Les fichiers conservés peuvent contenir des informations relatives à des clients, fournisseurs, anciens salariés. Le dépôt n'efface pas leurs droits RGPD : ils peuvent continuer à exercer un droit d'accès ou d'effacement, qui sera instruit selon la durée de conservation applicable à chaque catégorie.
Volumétries massives. Au-delà du téraoctet, l'extraction par Internet devient longue. Pour ces dossiers, nous organisons une livraison physique chiffrée (disques scellés acheminés au datacenter) qui réduit la durée à quelques jours ouvrés.
Ce que vous repartez avec
Le registre nominatif de dépôt, daté et signé, qui liste précisément ce qui a été reçu, dans quelle catégorie, et pour quelle durée. Une copie chiffrée locale si vous le souhaitez (à conserver dans un coffre, pas sur un poste de travail). Les identifiants d'accès aux habilités désignés au contrat, pour leurs consultations futures.
Démarrer un dépôt
Le dépôt est exécuté après signature du contrat et validation du plan de bascule. Pour préparer en amont, le cadrage initial reste le bon point d'entrée.