Vocabulaire
Glossaire
Quinze questions essentielles sur l'archivage post-cessation — procédures juridiques, acteurs, mécaniques d'accès et continuité technique. Chaque entrée est rédigée pour répondre à une question précise, avec un cadre, une raison d'être et la manière dont Archivum l'opère.
A
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Arbitrage à échéance
Qu'est-ce qu'un arbitrage à échéance d'archivage ?
Décision prise à l'issue d'une période de conservation contractuelle entre trois scénarios définis à l'avance : prolonger la conservation, supprimer le contenu de manière sécurisée, ou céder les droits sur les actifs résiduels au tiers archiviste. Elle est tranchée par les décideurs nommés au contrat selon les règles convenues.
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Ayant droit numérique
Qu'est-ce qu'un ayant droit numérique ?
Personne désignée par contrat, par testament ou par la loi pour exercer des droits sur le patrimoine numérique d'une personne physique ou morale qui n'est plus en mesure de les exercer elle-même. Le terme est utilisé tant pour les successions individuelles (loi pour une République numérique de 2016) que pour les sociétés en cessation.
C
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Cessation d'activité
Qu'est-ce qu'une cessation d'activité ?
Arrêt définitif de l'exploitation d'une société ou d'une activité indépendante. Elle peut être volontaire (décision des associés ou de l'entrepreneur), amiable (dissolution-liquidation hors tribunal) ou judiciaire (ouverte par le tribunal de commerce). Quel que soit son cadre, elle déclenche des obligations de conservation et d'effacement qu'il faut anticiper.
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Cession de droits numériques
Qu'est-ce qu'une cession de droits numériques ?
Transfert contractuel à un tiers de tout ou partie des droits sur des actifs numériques : nom de domaine, contenu d'un site, code source, base de données, accès, marque. La cession est encadrée par les régimes applicables à chaque type d'actif (propriété intellectuelle, droit des contrats, RGPD).
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Continuité de site
Qu'est-ce qu'une continuité de site en mode statique ?
Service consistant à basculer un site web existant vers une version statique, sans backend ni base de données interactive, pour le maintenir en ligne lorsque la société qui l'éditait cesse son activité. Le contenu reste accessible aux visiteurs, le nom de domaine est conservé, mais aucune nouvelle interaction n'est servie.
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Continuité e-mail
Qu'est-ce qu'une continuité e-mail en mode réception seule ?
Service consistant à reprendre les boîtes de courrier électronique critiques d'une société qui cesse son activité, en mode réception seulement : les courriers entrants sont conservés et accessibles aux ayants droit, mais aucun envoi sortant n'est possible. Évite la disparition silencieuse d'adresses au moment du non-paiement de l'hébergement.
H
L
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Liquidateur
Qu'est-ce qu'un liquidateur ?
Personne désignée pour conduire la liquidation d'une société. Dans une liquidation amiable, elle est désignée par les associés (souvent l'ancien dirigeant). Dans une liquidation judiciaire, c'est un mandataire judiciaire désigné par le tribunal. Dans les deux cas, sa mission est de réaliser les actifs, payer les créanciers, et clôturer la structure.
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Liquidation amiable
Qu'est-ce qu'une liquidation amiable ?
Procédure non contentieuse qui suit la dissolution volontaire d'une société par décision de ses associés. Un liquidateur amiable est désigné pour réaliser les actifs, payer les dettes et distribuer le boni de liquidation. Elle s'achève par la radiation au RCS, qui éteint la personnalité morale.
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Liquidation judiciaire
Qu'est-ce qu'une liquidation judiciaire ?
Procédure collective ouverte par le tribunal de commerce contre une société en cessation des paiements dont le redressement est manifestement impossible. Un liquidateur judiciaire est désigné par jugement pour réaliser les actifs, désintéresser les créanciers et clôturer la structure. Elle est encadrée par le Livre VI du Code de commerce.
M
P
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Patrimoine numérique d'entreprise
Qu'est-ce que le patrimoine numérique d'une entreprise ?
Ensemble des actifs numériques détenus par une société dans le cadre de son activité : fichiers, projets, bases de données, code source, contenus éditoriaux, identifiants, comptes cloud, courrier électronique reçu et envoyé. Il a une valeur juridique, commerciale et opérationnelle qui ne se résume pas au coût de stockage.
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Période de conservation
Qu'est-ce qu'une période de conservation contractuelle ?
Durée fixée au contrat pendant laquelle un tiers archiviste conserve les actifs déposés selon les règles convenues (accès, sécurité, journalisation). Elle peut être courte (1 an) ou longue (10 ans, voire plus), modulable en fonction de la nature des actifs, des contraintes légales et des décisions des signataires. À son issue, un arbitrage tranche.
R
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Radiation
Que signifie la radiation d'une société du RCS ?
Inscription au Registre du commerce et des sociétés (RCS) qui constate la fin officielle d'une société. Elle éteint la personnalité morale : la structure cesse d'exister juridiquement, ses dettes et ses créances ne lui sont plus opposables. Les obligations de conservation persistent dans la sphère des anciens dirigeants.
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RGPD post-mortem
Que devient la responsabilité RGPD après la cessation d'une société ?
À la radiation d'une société, la personnalité morale s'éteint et avec elle la responsabilité de traitement au sens du RGPD. Mais les données personnelles, elles, ne disparaissent pas : elles continuent d'exister sur des disques, des comptes cloud, des boîtes mail. Le cadre juridique survit donc à l'entité qui le portait, et désigne de nouveaux responsables — anciens dirigeants, ayants droit, repreneurs — selon le sort donné aux données.