Étapes
Comment Archivum prend en charge votre dossier
De la première heure de cadrage à l'arbitrage final cinq ou dix ans plus tard, l'archivage post-cessation suit un déroulé en huit étapes, regroupées en trois phases. Cette page raconte la mécanique entière, sans jargon, pour les dirigeants, mandataires, ayants droit et conseils qui découvrent le métier.
Vue d'ensemble
Une convention d'archivage Archivum se déroule en trois temps. D'abord nous préparons le dossier ensemble — comprendre votre situation, signer un contrat adapté, planifier le calendrier de bascule. Puis nous basculons les actifs concernés — déposer les archives documentaires, figer le site web en mode statique, reprendre les boîtes mail critiques en réception seule, mettre la conservation en régime contractuel. Enfin, à l'échéance, les ayants droit arbitrent entre prolongation, suppression ou cession.
Ces huit étapes ne sont pas un standard rigide. Le détail dépend de votre statut juridique, de votre volume d'archives, du nombre de décideurs en jeu, et de l'urgence imposée par la procédure (cessation volontaire planifiée ou liquidation judiciaire en cours). Nous adaptons le cadrage, le contrat et le calendrier à votre cas. Le principe, lui, reste le même : aucune donnée ne change de main sans cadre, aucune décision finale n'est prise par Archivum seul.
Phase 1
Préparer
Avant qu'aucune donnée ne change de main, nous prenons le temps de comprendre votre dossier, de fixer un cadre juridique adapté à votre situation et d'établir un calendrier de bascule réaliste. Cette phase est invisible pour vos clients et collaborateurs — mais c'est elle qui garantit que tout ce qui suit se déroule sans à-coups.
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Cadrage du dossier
Avant tout dépôt, nous prenons connaissance de votre dossier : statut juridique de la structure (SAS, SARL, SCI, association, entreprise individuelle), état d'avancement de la procédure (cessation volontaire, liquidation amiable, liquidation judiciaire), périmètre des actifs numériques à conserver — volumes, types, sources, dispersion entre comptes SaaS et NAS internes — liste des décideurs présents et futurs, contraintes sectorielles. Cette première heure structurée, généralement par visioconférence, débouche sur un mémo de cadrage qui sert de base au devis. Aucune donnée ne change de main à ce stade.
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Signature du contrat
Le devis validé, nous rédigeons un contrat ajusté à votre situation : nature de la structure, périmètre des archives, durée de conservation, habilitations nominatives, règle de vote collégial si plusieurs décideurs sont en jeu, modalités d'arbitrage à échéance, scénario par défaut en cas de blocage. Pour les transmissions post-mortem complexes, un notaire peut intervenir. La signature peut être électronique ou papier. Le contrat-cadre n'est pas un standard prêt à signer : c'est une convention adaptée à votre cas particulier.
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Plan de bascule
Avant tout transfert, nous établissons un calendrier de bascule sur quatre à huit semaines. Inventaire technique précis (comptes SaaS, NAS internes, sauvegardes existantes, outils éditoriaux, plateformes de paiement, e-mails), désignation des interlocuteurs côté client — souvent l'ancien directeur technique, le délégué à la protection des données, le comptable — pré-validation des exports avec votre prestataire informatique actuel, plan de communication aux parties prenantes. L'objectif est que la bascule s'achève au plus tard la veille de la radiation, sans rupture pour vos anciens clients.
Phase 2
Basculer
La bascule opérationnelle se déroule sur quatre à huit semaines, idéalement avant la date de cessation effective. Vos archives documentaires sont déposées, votre site web est régénéré en mode statique, vos boîtes mail critiques sont reprises en réception seule, et la conservation entre dans son régime contractuel. À l'issue, votre structure peut être radiée sans perte de mémoire ni rupture de service public.
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Dépôt des archives documentaires
Extraction structurée de vos données : fichiers, projets, bases de données, courriels, journaux applicatifs, archives bureautiques. Indexation par dossier, par contributeur, par date. Une empreinte cryptographique est générée pour chaque pièce — preuve d'intégrité technique, sans prétention de valeur probante au sens règlementaire. Stockage chiffré sur infrastructure souveraine française (Scaleway), datacenters France. Un registre de dépôt nominatif est produit. Vous gardez une copie chiffrée locale si vous le souhaitez. Aucune donnée ne quitte l'Europe à aucun moment du processus.
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Bascule du site en mode statique
Votre site existant — vitrine, blog, documentation, espace public — est régénéré en HTML statique. Pages, articles, médias, métadonnées, sitemap, URLs canoniques sont conservés à l'identique pour préserver le référencement accumulé. Les fonctionnalités actives (formulaires, espaces membres, paniers, comptes utilisateurs) sont désactivées proprement, avec des messages explicatifs. Le site statique est déployé sur Scaleway derrière Cloudflare. Le nom de domaine est conservé sous contrat. Vos visiteurs ne voient pas de panne — juste une mention claire que la structure n'opère plus.
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Reprise des e-mails en réception seule
Les boîtes critiques (contact@, support@, comptabilite@, etc.) sont reprises en mode réception seule. Aucun envoi sortant n'est possible — protection des anciens dirigeants contre l'usurpation d'adresse. Les courriers entrants sont conservés et indexés. Les habilités désignés au contrat les consultent via un canal sécurisé, avec journalisation de chaque consultation. Les expéditeurs reçoivent une signalétique (en-tête ou message de retour informatif) qui précise la cessation d'activité et indique l'orientation à suivre — coordonnées du liquidateur, adresse alternative pour les ayants droit, ou consigne réglementaire.
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Conservation contractualisée par strate
Le contrat fixe des durées d'archivage différenciées par nature de donnée, calées sur les obligations légales : dix ans pour la comptabilité (article L.123-22 du Code de commerce), cinq ans pour la paie, trois ans pour la prospection commerciale, durée libre pour le patrimoine intellectuel. Chaque strate a sa propre échéance et son propre arbitrage à terme. Les habilitations sont nominatives et révisables par vote collégial. Le registre des consultations est tenu pendant toute la durée. Aucune donnée ne sort sans demande tracée et sans application de la règle convenue.
Phase 3
Arbitrer
Une convention d'archivage n'est jamais éternelle par défaut. À la fin de chaque période contractuelle — typiquement cinq ou dix ans — les ayants droit nommés tranchent entre prolongation, suppression et cession des droits. C'est l'étape qui distingue Archivum d'un simple stockage : la décision finale appartient à des personnes désignées, jamais au prestataire.
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Arbitrage à échéance
Trois mois avant chaque échéance contractuelle, les ayants droit nommés sont notifiés. Ils tranchent — seuls ou collégialement selon la règle de vote convenue — entre trois options : prolongation pour une nouvelle période, suppression sécurisée avec certificat émis, ou cession des droits au tiers archiviste, qui hérite alors contractuellement du domaine, du contenu publié ou des archives selon les modalités prévues. À défaut de décision dans le délai imparti, le scénario par défaut prévu au contrat s'applique automatiquement. Toute décision et tout vote sont journalisés.
Combien de temps cela prend-il ?
La phase de préparation — cadrage, contrat, plan de bascule — se déroule sur deux à quatre semaines, selon la complexité du dossier et la disponibilité des signataires. Pour les liquidations judiciaires en urgence, nous savons compresser à dix jours ouvrés en concertation avec le mandataire.
La bascule opérationnelle dure quatre à huit semaines : extractions techniques, dépôt structuré, régénération statique du site, mise en réception seule des boîtes mail. L'objectif est qu'elle s'achève au plus tard la veille de la radiation effective, sans rupture pour les anciens clients ni les administrations.
La conservation court ensuite sur la durée fixée au contrat — typiquement cinq ou dix ans — avec une notification trois mois avant chaque échéance pour permettre aux ayants droit de trancher dans le délai.
Qui décide à chaque étape ?
Chaque étape implique des décideurs distincts, et le contrat précise nommément qui valide quoi. Au cadrage et à la signature, ce sont les dirigeants en exercice — ou le liquidateur si la procédure est judiciaire. Au plan de bascule, votre directeur technique ou votre prestataire informatique est associé. Pendant la conservation, ce sont les habilités nominatifs désignés au contrat. À l'arbitrage, ce sont les ayants droit — qui peuvent être différents des décideurs initiaux : conjoints, héritiers, anciens associés, mandataires post-mortem. Voir notre glossaire sur les habilitations d'accès, le vote collégial et l'ayant droit numérique.
Cadrer votre dossier
Le plus efficace, quel que soit votre stade dans la procédure, est d'en parler une heure. Nous comprenons votre situation, nous validons un périmètre, vous repartez avec un devis adapté et un calendrier réaliste.