Cas d'usage · Agence créative

L'agence créative qui ferme

Huit ans, quatre-vingts clients, un studio qui ferme parce que le marché a changé et que vous ne voulez plus relancer une agence. Le décor de la fin d'une agence créative, où ce qui a de la valeur n'est pas tant la trésorerie résiduelle que les sources et les droits accumulés.

Le décor

Vous avez fondé l'agence il y a huit ans, à deux ou trois. Vous avez accompagné une centaine de marques — quelques-unes sont parties chez un concurrent, beaucoup sont restées, certaines ne tournent plus. Vous avez signé chaque livrable, négocié chaque cession de droits, conservé chaque master sur le NAS du studio. Le rythme s'est tassé, les budgets clients se contractent, vous décidez de fermer pendant que vous pouvez le faire proprement.

La fermeture d'une agence n'est pas la fermeture d'un SaaS. La dette technique est minimale. La dette créative et juridique, elle, est lourde : 4 200 fichiers sources sur dix ans, 280 Go d'archives, des contrats de cession dont les clauses d'exclusivité ne s'éteignent pas avec la société, un portfolio en ligne sur lequel certains de vos clients comptent encore pour leur référencement.

La question n'est pas « que faire de ces fichiers ?» C'est « à qui appartiennent-ils, dans quelles conditions d'usage, jusqu'à quand, et qui pourra les fournir à un client qui les redemandera dans cinq ans ?»

Une agence créative ne ferme pas comme un commerce. Elle ferme comme un atelier : ce que vous laissez derrière vous est le travail des autres autant que le vôtre.
  • 8 ans d'activité
  • ~80 clients accompagnés
  • 4 200 fichiers sources
  • 280 Go d'archives à préserver

Ce qui est en jeu

  • Les livrables clients. Logos, chartes graphiques, manuels d'identité, sites livrés en agence. Chacun est régi par le contrat de cession signé avec son client : cession exclusive ou non-exclusive, étendue, durée, support (article L. 131-3 du Code de la propriété intellectuelle). La fermeture n'éteint pas ces obligations.
  • Les sources de marque. Fichiers Photoshop, Illustrator, Figma, polices sous licence, photographies originales. Ce sont les seuls éléments qui permettent à un client de continuer à faire vivre son identité après la fermeture de son agence — d'où l'importance d'organiser leur transmission, et pas leur dispersion.
  • Les droits de cession. Pour chaque livrable, il faut savoir qui détient quoi : vous, le client, un photographe sous-traitant, une banque d'images. La cession de droits numériques est complexe sur ce métier ; la documenter au moment de la fermeture évite les litiges ultérieurs.
  • Le portfolio en ligne. Le site de l'agence est souvent le seul endroit où le travail est rassemblé, attribué et présenté. Sa disparition est une perte sèche pour l'historique professionnel des fondateurs comme pour la visibilité de certains de vos anciens clients.
  • Les archives e-mail clients. Les courriers qui contiennent les briefs, les validations, les négociations de scope. En cas de litige ultérieur sur l'étendue d'un livrable, ces messages valent preuve. La CNIL recommande une conservation alignée sur la prescription civile commerciale (5 ans).

Comment Archivum opère

  1. 1

    Cadrage du dossier

    Avant tout dépôt, nous instruisons le contexte : forme juridique de l'agence, état de la procédure (cessation volontaire ou liquidation judiciaire), portefeuille de clients, contrats de cession types, sous-traitants à recenser. Devis détaillé puis contrat-type adapté à l'agence créative.

  2. 2

    Extraction et indexation des sources

    Nous récupérons l'ensemble des fichiers sources, classés par client et par projet. Pour chaque dossier, le contrat de cession applicable est rattaché — vous repartez avec un récapitulatif documentaire qui pourra servir, des années plus tard, à répondre à n'importe quel client qui voudrait récupérer son master.

  3. 3

    Bascule du portfolio en mode statique

    Votre portfolio public est régénéré en HTML statique et basculé sur Scaleway derrière Cloudflare. Le nom de domaine est conservé. Vos anciens clients continuent à trouver les pages qui les concernent. Voir continuité de site.

  4. 4

    Reprise des e-mails en réception seule

    Les boîtes critiques (contact@, direction@, éventuellement compta@) sont reprises en mode réception seule. Les anciens clients qui écriraient pour récupérer un fichier sont reçus et redirigés vers le processus de restitution prévu au contrat.

  5. 5

    Habilitations d'accès et restitutions

    Pour chaque client final, une procédure de restitution est documentée : vérification d'identité, contrôle du contrat de cession applicable, livraison des sources via canal sécurisé. Cette procédure peut s'exécuter pendant toute la durée de conservation contractuelle — voir habilitation d'accès.

  6. 6

    Arbitrage à échéance

    Les associés (ou leurs ayants droit) sont notifiés trois mois avant l'échéance. Ils tranchent collégialement entre prolongation, suppression ou cession au tiers — voir arbitrage à échéance.

Et après cinq ans ?

Les fondateurs (ou leurs ayants droit) tranchent collégialement selon la règle de vote convenue.

Prolongation

Une nouvelle période, alignée sur les obligations résiduelles vis-à-vis des clients (durée des cessions exclusives encore en cours).

Suppression

Destruction sécurisée des fichiers dont la conservation n'est plus justifiée. Certificat émis aux fondateurs et, le cas échéant, aux clients ayant exigé l'effacement.

Combien ça coûte ?

Pour un dossier comme celui décrit — 8 ans d'activité, 280 Go d'archives, 4 200 fichiers sources indexés, portfolio de 120 pages, 3 boîtes mail — sur cinq ans, l'ordre de grandeur est de quelques milliers d'euros par an, dégressif par paliers de volume. Le poids des fichiers sources (masters HD, vidéos) pèse plus que le nombre. Le tarif final est arrêté au devis.

Cadrer votre dossier

Le plus efficace, surtout si plusieurs associés sont concernés, est d'en parler une heure. Nous comprenons votre contexte et le métier d'agence, nous validons un périmètre, vous repartez avec un devis cadré et un projet de contrat — utilisable comme pièce de la liquidation amiable.

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