Cas d'usage · Cessation volontaire
La SAS qui cesse volontairement son activité
Douze ans d'activité, trois associés fatigués, pas de repreneur intéressé. Vous décidez d'arrêter pendant que la trésorerie est encore confortable. Le décor de la cessation volontaire — sereine sur le papier, intense en pratique sur les sujets numériques.
Le décor
Votre SAS tourne depuis douze ans. Vous l'avez fondée à trois, vous étiez quatre puis sept salariés, jamais plus. Le marché est stable, vos clients ont confiance, mais aucun de vous trois n'a plus l'envie de pousser plus loin. Vous avez cherché un repreneur dix-huit mois : rien de sérieux. Vous décidez de fermer maintenant, à votre rythme, pendant que la trésorerie est encore confortable et que les associés sont d'accord.
C'est une cessation volontaire, suivie d'une liquidation amiable. Vous votez en assemblée générale extraordinaire. L'un de vous devient liquidateur amiable. Vous avez environ dix-huit mois devant vous pour réaliser les actifs, payer les derniers créanciers, préparer les comptes de clôture, et déposer la radiation au greffe.
Pendant cette fenêtre, la société existe encore. Et après, plus rien — sauf ce que vous aurez explicitement organisé. Le site institutionnel que vous avez patiemment construit, les livrables des derniers clients, les e-mails comptables qui continueront à arriver pendant cinq ans pour des relances administratives, tout cela doit trouver un cadre avant la radiation. Après, c'est trop tard.
Une cessation volontaire bien conduite n'est pas un arrêt — c'est une transmission encadrée. Sans transmission, l'arrêt devient dispersion.
- 12 ans d'activité
- 3 associés signataires
- ~80 Go d'archives à conserver
- 18 mois fenêtre dissolution-liquidation
Ce qui est en jeu
- Les pièces comptables. Le Code de commerce (art. L. 123-22) impose une conservation de 10 ans après clôture. Cette obligation persiste après la radiation : elle se reporte sur les anciens dirigeants à titre personnel si rien n'est organisé.
- Les contrats clients et fournisseurs. Conservation 5 ans (prescription civile commerciale), parfois plus selon les clauses. Une demande, une réclamation, un contrôle URSSAF arrive parfois deux ou trois ans après la radiation — il faut pouvoir produire la pièce.
- Le site institutionnel. Douze ans de référencement, des dizaines de pages utiles, des liens entrants accumulés. Sa disparition coupe vos anciens clients de toute information de référence : où vous écrire, comment retrouver leurs documents, à qui s'adresser pour la suite.
- Les boîtes mail principales.
contact@,compta@,direction@recevront des courriers pendant des années — convocations URSSAF, mises en demeure, demandes administratives. Sans continuité e-mail, ces messages disparaissent en non-livraison silencieuse. - La transmission entre les trois associés. Vous étiez ensemble, vous restez liés par les obligations résiduelles. La désignation nominative d'ayants droit et d'une règle de vote évite que l'un d'entre vous se retrouve seul à assumer dix ans plus tard.
Comment Archivum opère
- 1
Cadrage du dossier
Avant tout dépôt, nous instruisons le contexte avec les trois associés et, si vous l'avez désigné, votre expert-comptable ou avocat de liquidation. Périmètre des actifs, durée de conservation par type d'actif, règles d'accès et de vote, scénarios à l'échéance. Un devis détaillé puis un contrat-type adapté à la cessation volontaire.
- 2
Dépôt des archives documentaires
Bilans, liasses fiscales, contrats, RH, archives e-mail exportées, sources de marque, livrables clients. Tout est chiffré, indexé et stocké sur infrastructure française souveraine. Récapitulatif daté remis aux trois signataires.
- 3
Bascule du site en mode statique
Votre site institutionnel — pages, blog éventuel, mentions légales actualisées indiquant la cessation — est régénéré en HTML statique et basculé sur Scaleway derrière Cloudflare. Le nom de domaine est conservé sous contrat. Les anciens clients gardent une porte d'entrée stable. Voir continuité de site.
- 4
Reprise des e-mails en réception seule
Les boîtes critiques sont reprises en mode réception seule. Pas d'envoi sortant — c'est un parti pris. Les trois associés reçoivent un accès au courrier entrant via le registre, journalisé.
- 5
Conservation contractualisée par strate
Le contrat fixe des durées d'archivage différenciées : 10 ans pour la comptabilité, 5 ans pour les RH, 3 ans pour la correspondance commerciale courante, 15 ans pour le contenu éditorial public. Chaque strate a son propre arbitrage à échéance.
- 6
Arbitrage à échéance
Trois mois avant chaque échéance, les associés (ou leurs ayants droit le cas échéant) sont notifiés. Ils tranchent collégialement entre prolongation, suppression et cession. À défaut de décision, le scénario par défaut prévu au contrat s'applique — voir arbitrage à échéance.
Et après cinq ans ?
Les trois associés — ou les nouveaux décideurs nommés au contrat, par exemple si l'un d'entre vous l'a actualisé pour intégrer un conjoint ou un héritier — tranchent collégialement selon la règle de vote convenue.
Prolongation
Nouvelle période, alignée sur les obligations légales résiduelles. La comptabilité, par exemple, peut justifier une prolongation jusqu'à dix ans après la radiation.
Suppression
Destruction sécurisée de l'archive ou des strates dont la conservation n'est plus nécessaire. Certificat émis aux trois associés.
Cession au tiers
Archivum hérite contractuellement du nom de domaine et du contenu, libérant les associés de toute responsabilité future. Modalités d'exploitation précisées au contrat.
Combien ça coûte ?
Pour un dossier comme celui décrit — SAS de douze ans, ~80 Go d'archives, site de 50 pages, 3 boîtes mail — sur une conservation de cinq ans, l'ordre de grandeur est de quelques centaines à quelques milliers d'euros par an. La modulation par strate (10 ans pour le comptable, 15 pour le contenu éditorial) est intégrée au tarif. Le prix final est arrêté au devis.
Cadrer votre dossier
Le plus efficace, surtout à trois associés, est d'en parler une heure avant l'AG de dissolution. Nous comprenons votre contexte, nous validons un périmètre, vous repartez avec un devis cadré et un projet de contrat — qui pourra figurer dans la documentation de la liquidation amiable.