Étape 7 · Basculer
Conservation contractualisée par strate
La bascule est terminée, le procès-verbal est signé, vos archives sont en place. La conservation entre alors en régime contractuel : durées différenciées par type de donnée, habilitations nominatives, registre journalisé, arbitrage prévu à chaque échéance. C'est la phase la plus longue — souvent dix ans.
Pourquoi un régime par strate
Toutes les archives n'ont pas la même valeur ni la même contrainte juridique. Garder les fichiers de prospection commerciale dix ans serait illégal au regard du RGPD ; détruire les pièces comptables avant dix ans serait illégal au regard du Code de commerce. Entre les deux, chaque catégorie a sa propre règle. Le contrat prévoit donc des strates de conservation, chacune avec sa durée, son ensemble d'habilités, son scénario par défaut à l'échéance.
Cette granularité est précieuse pour les ayants droit. Elle leur permet de trancher catégorie par catégorie à l'arbitrage final — supprimer ce qui est devenu inutile, prolonger ce qui a une valeur historique ou patrimoniale, céder à Archivum ce qu'ils ne souhaitent plus assumer. Une approche "tout ou rien" priverait les ayants droit de ce levier.
Strates et durées typiques
- Pièces comptables — 10 ans. Bilans, comptes, livres, factures, devis, écritures. Conservation imposée par l'article L. 123-22 du Code de commerce. Cette durée n'est pas négociable à la baisse.
- Documents RH — 5 ans en moyenne. Bulletins de paie (5 ans), contrats de travail (5 ans après fin), registres de personnel (5 ans après départ), DUERP. Pour les accidents du travail graves, la conservation peut s'étendre à 30 ans pour préserver les droits du salarié.
- Données clients et prospection — 3 ans. Conformément aux recommandations CNIL : trois ans après le dernier contact pour la prospection commerciale, durée alignée sur les obligations spécifiques pour les comptes clients actifs au moment de la cessation.
- Propriété intellectuelle et patrimoine éditorial — durée libre. Code source, articles publiés, médias, marques, dessins et modèles. Aucune obligation de durée maximale ; la durée est choisie par les ayants droit selon la valeur patrimoniale.
- Courriers entrants en réception seule — durée alignée sur les obligations connexes. Si la boîte sert à recevoir des relances comptables, la durée s'aligne sur les 10 ans de conservation comptable. Si elle sert à des sollicitations commerciales, la durée est plus courte.
La vie quotidienne pendant la conservation
Pendant la conservation, vous n'avez plus rien à faire. Pas de mises à jour de sécurité, pas de renouvellements de certificats, pas de gestion d'infrastructure. Archivum assure le maintien en condition opérationnelle, le contrôle d'intégrité périodique des empreintes, la surveillance des accès, le respect des durées prévues.
Vous (ou plus précisément les habilités désignés au contrat) intervenez uniquement dans trois cas : pour répondre à une demande externe (audit fiscal, contentieux, demande RGPD d'un ancien client), pour ajouter ou modifier une habilitation par avenant, ou pour répondre à une notification d'échéance dans les trois mois qui précèdent la fin d'une strate.
Le registre des consultations est tenu en continu. À tout moment, un habilité peut demander l'extrait du registre concernant ses propres consultations ou — selon la règle convenue — celles des autres habilités. C'est une mécanique de transparence mutuelle qui désamorce les soupçons et les conflits.
Notifications et événements
Archivum vous notifie en automatique sur trois types d'événements :
- Trois mois avant chaque échéance de strate — c'est le déclencheur de l'arbitrage à échéance.
- À chaque consultation par un habilité. Selon votre choix au contrat : notification immédiate à tous les habilités, ou notification mensuelle consolidée.
- Sur événement exceptionnel — sollicitation par un tiers (administration, justice, ancien client), tentative d'accès non autorisée, détection d'une anomalie d'intégrité. La notification est immédiate dans tous les cas.
Cadrer vos durées de conservation
Le découpage en strates est le cœur du contrat. Le cadrage initial permet de valider les durées applicables à votre situation.