Étape 8 · Arbitrer
Arbitrage à échéance
C'est le moment qui distingue Archivum d'un simple stockage. À la fin de chaque période contractuelle, les ayants droit nommés tranchent — collégialement ou seuls, selon la règle convenue — entre prolonger, supprimer ou céder. La décision finale appartient à des personnes désignées, jamais au prestataire.
Pourquoi un arbitrage formel
Une convention d'archivage qui ne prévoirait pas de terme et de procédure d'arbitrage finirait, au mieux, par un renouvellement perpétuel sans relecture — au pire par une dérive où les archives s'accumulent sans que personne ne se demande plus si elles sont encore utiles ou conformes au RGPD. L'arbitrage à échéance force la conversation. Trois mois avant la fin d'une strate de conservation, les ayants droit reçoivent une notification structurée et doivent trancher.
C'est aussi le moment où la responsabilité est remise à plat. Les ayants droit qui décident à l'arbitrage peuvent être différents de ceux qui ont signé l'origine. Un conjoint survivant a pris la suite d'un dirigeant décédé. Un ancien associé est sorti du jeu, un nouveau (héritier, mandataire) y est entré. La règle de vote initiale, elle, reste la même — c'est ce qui permet de trancher malgré les changements d'effectif. Voir vote collégial et ayant droit numérique.
Comment l'arbitrage se déroule
- T-3 mois
Notification d'échéance
Tous les ayants droit nommés reçoivent une notification écrite. Elle rappelle la strate concernée, sa durée écoulée, son contenu (volume, catégorie, dernière consultation), les trois options applicables et la règle de vote en vigueur.
- T-2 mois
Délibération
Période ouverte de discussion entre ayants droit. Selon la règle de vote, ils peuvent être tenus de se réunir physiquement, par visioconférence, ou simplement de voter individuellement par un canal sécurisé. Pour les transmissions complexes, l'intervention d'un notaire ou d'un avocat est possible — Archivum ne s'immisce pas.
- T-1 mois
Vote et décision
Vote formalisé selon la règle convenue : majorité simple, majorité qualifiée, unanimité, avec ou sans droit de véto. Le vote est journalisé. La décision est consignée en procès-verbal signé.
- T
Exécution de la décision
Selon le résultat : engagement d'une nouvelle période avec mise à jour éventuelle des habilitations (prolongation), destruction sécurisée et émission du certificat de destruction (suppression), ou transfert contractuel du domaine et des actifs (cession).
- À défaut
Scénario par défaut
Si aucune décision n'est prise dans le délai imparti, le scénario par défaut prévu au contrat s'applique automatiquement — typiquement le statu quo (prolongation pour une période identique). Aucune suppression n'est jamais déclenchée par défaut.
Les trois options en détail
Prolongation
Une nouvelle période, généralement identique à la précédente, avec révision possible des habilitations et du périmètre. Le tarif suit l'indexation prévue au contrat. C'est le scénario par défaut le plus fréquent — il préserve la valeur patrimoniale et laisse la décision à plus tard.
Suppression sécurisée
Destruction physique et logique de la strate concernée. Émission d'un certificat de destruction opposable, signé par Archivum et adressé à chaque ayant droit. Choix pertinent quand la strate n'a plus de valeur juridique ni patrimoniale (ex. fichiers de prospection à 3 ans, comptabilité à 10 ans).
Cession des droits au tiers
Archivum hérite contractuellement du domaine, du contenu publié ou des archives, libérant les ayants droit des charges futures. Modalités d'exploitation prévues au contrat. Option utile pour les domaines encore valorisables ou les archives à valeur historique qu'aucun ayant droit ne souhaite porter seul.
Cas particuliers
Disparition d'un ayant droit pendant la période. Le contrat prévoit la procédure de remplacement (succession, désignation par les autres ayants droit selon la règle de vote). À l'arbitrage, le quorum se calcule sur les ayants droit effectivement en place.
Conflit ouvert entre ayants droit. La règle de vote tranche. Si elle ne tranche pas (ex. vote bloqué à 50/50 sans droit de véto), le scénario par défaut s'applique. Nous recommandons fortement aux structures multi-parties d'inclure soit un droit de véto, soit un mécanisme de tirage au sort, soit une délégation à un tiers (notaire, médiateur), pour éviter le blocage perpétuel.
Sollicitation externe pendant la délibération. Si une administration ou un tribunal demande un accès à la strate concernée pendant la période de délibération, l'arbitrage peut être suspendu jusqu'à résolution. Aucun arbitrage ne peut forcer la suppression d'archives sous coup de force juridique.
Cadrer votre arbitrage
La règle de vote et le scénario par défaut sont fixés dès la signature du contrat — pas dix ans plus tard dans l'urgence. Un cadrage initial bien fait évite des conflits futurs.