Glossaire — Arbitrage à échéance
Qu'est-ce qu'un arbitrage à échéance d'archivage ?
Décision prise à l'issue d'une période de conservation contractuelle entre trois scénarios définis à l'avance : prolonger la conservation, supprimer le contenu de manière sécurisée, ou céder les droits sur les actifs résiduels au tiers archiviste. Elle est tranchée par les décideurs nommés au contrat selon les règles convenues.
De quoi parle-t-on
Un archivage chez Archivum est toujours conclu pour une période définie : 1, 3, 5, 10 ans, ou plus selon la nature des actifs et les contraintes légales associées. À l'approche de l'échéance, le contrat prévoit une notification des décideurs nommés trois mois avant la date butoir.
Ces décideurs — qui peuvent être différents des signataires initiaux, notamment les ayants droit ou un mandataire post-cessation — tranchent collégialement entre trois scénarios :
- Prolongation : nouvelle période de conservation, mêmes règles ou règles révisées.
- Suppression : destruction sécurisée, certificat émis aux signataires.
- Cession au tiers : transfert de tout ou partie des droits sur les actifs résiduels à Archivum.
Pourquoi cela compte
Sans arbitrage prévu, un archivage devient soit une dette technique (les données s'accumulent indéfiniment), soit un risque (suppression non concertée). La logique de l'arbitrage à échéance, héritée de la pratique notariale et fiduciaire, force une décision active à un moment fixé. Elle protège aussi les ayants droit, qui héritent d'un dossier dont ils n'avaient pas été informés et qui doit être tranché.
L’approche d’Archivum
Archivum notifie les décideurs nommés trois mois avant l'échéance, par courrier recommandé électronique et par e-mail. Ils disposent d'un délai contractuel pour se prononcer collégialement, selon la mécanique de vote prévue. À défaut de décision, le scénario par défaut prévu au contrat s'applique automatiquement — généralement, la prolongation pour une durée égale, afin d'éviter une suppression involontaire.