Étape 6 · Basculer
Reprise des e-mails en réception seule
Vos boîtes mail critiques continueront de recevoir des courriers pendant des années après la cessation. La reprise en réception seule garde ces messages accessibles aux ayants droit, sans permettre d'envois sortants — protection essentielle contre l'usurpation d'adresse.
Pourquoi cette étape compte
On sous-estime systématiquement la durée de vie des
adresses e-mail professionnelles. Trois ans après la
radiation, votre boîte
contact@ reçoit encore des relances de
garantie, des sollicitations commerciales, des
convocations administratives, des demandes RGPD
d'anciens clients, des courriers d'avocat. Si vous
coupez la boîte, ces messages disparaissent en silence.
L'expéditeur ne saura pas que vous avez fermé. Le
courrier urgent ne trouvera pas son destinataire. Et —
plus grave — un usurpateur pourra plus tard récupérer
le domaine et envoyer des messages depuis votre
ancienne adresse.
La reprise en réception seule résout les trois problèmes en une opération : les courriers entrants sont préservés, l'adresse reste réservée pendant toute la durée du contrat, et aucun envoi sortant n'est possible — ni par vous, ni par un usurpateur.
Ce qui se passe concrètement
- Reconfiguration MX. Les enregistrements MX du domaine sont basculés sur l'infrastructure Archivum. Les courriers entrants atterrissent désormais dans nos boîtes sécurisées plutôt que dans la messagerie d'origine. Cette opération est transparente pour les expéditeurs — leur courrier arrive, point.
- Suppression des enregistrements SPF, DKIM, DMARC d'envoi. Aucun service ne peut plus émettre légitimement depuis le domaine. Les tentatives d'usurpation sont signalées comme non authentifiées par les serveurs destinataires (Gmail, Outlook, etc.) et finissent en spam.
- Réception et indexation. Chaque courrier reçu est conservé, indexé par expéditeur, par date, par sujet, par boîte de destination. Les pièces jointes sont analysées pour identifier les documents potentiellement importants (factures, contrats, mises en demeure).
- Signalétique aux expéditeurs. Selon votre choix : message de retour informatif (auto-reply) qui annonce la cessation et indique l'orientation à suivre, ou en-tête ajouté aux courriers transmis à la consultation. Les coordonnées de suite (liquidateur, ayants droit, adresse alternative) sont précisées au contrat — pas dans un message public.
- Consultation par les habilités. Les personnes désignées au contrat consultent les courriers entrants via une interface sécurisée, avec authentification forte. Chaque consultation est journalisée. Voir habilitation d'accès.
- Pas d'envoi sortant. Cette règle est absolue. Si un habilité a besoin de répondre à un expéditeur, il le fait depuis sa propre adresse personnelle, en mentionnant son rôle d'ancien dirigeant ou d'ayant droit. Voir continuité e-mail.
Cas particuliers
Boîtes nominatives d'anciens salariés. Sauf obligation légale spécifique (contentieux en cours, archives soumises au droit du travail), les boîtes nominatives sont fermées au terme du contrat de travail, conformément aux recommandations CNIL. Seules les boîtes de fonction (contact@, comptabilite@…) sont reprises en réception seule.
Listes de diffusion et newsletters. Elles sont désactivées et ne peuvent plus émettre. Les inscrits restent dans le registre RGPD pendant la durée de conservation prévue, et peuvent demander leur effacement à tout moment via le canal de consultation.
Adresses très exposées (contact@, info@). Ces boîtes reçoivent une part importante de spam et de phishing. Le filtrage avancé d'Archivum (anti-spam, anti-phishing) reste actif sur les messages conservés, pour éviter d'archiver inutilement des dizaines de milliers de messages illégitimes.
Cadrer votre reprise e-mail
Le périmètre des boîtes à reprendre est validé au cadrage initial. Quelques minutes suffisent à lister les adresses critiques.