Glossaire — Période de conservation
Qu'est-ce qu'une période de conservation contractuelle ?
Durée fixée au contrat pendant laquelle un tiers archiviste conserve les actifs déposés selon les règles convenues (accès, sécurité, journalisation). Elle peut être courte (1 an) ou longue (10 ans, voire plus), modulable en fonction de la nature des actifs, des contraintes légales et des décisions des signataires. À son issue, un arbitrage tranche.
De quoi parle-t-on
La période de conservation est l'horizon contractuel de l'archivage. Elle s'écrit en années (ou en mois pour des cas courts) et fixe la date d'arbitrage à laquelle les signataires devront se prononcer : prolonger, supprimer, ou céder les actifs.
Plusieurs facteurs la déterminent :
- Les obligations légales de conservation : 10 ans pour la comptabilité (Code de commerce art. L. 123-22), 5 ans pour la paie, 5 ans pour les contrats commerciaux, jusqu'à 30 ans pour certains actes notariés.
- La nature des actifs : un site éditorial peut justifier une conservation longue (15-20 ans), une boîte mail tactique sera plutôt courte (2-3 ans après la cessation).
- Le budget du dossier : le coût étant proportionnel à la durée et au volume, la période est arbitrée par les signataires en fonction de la valeur attendue.
Pourquoi cela compte
La période de conservation matérialise un compromis entre le coût et le risque. Trop courte, on perd des éléments potentiellement utiles à un litige ou à une succession qui éclatent plus tard que prévu. Trop longue, on accumule des données dont le maintien n'est plus justifié — risque RGPD, charge financière, exposition à la péremption des formats. Le bon réflexe est de raisonner par type d'actif, pas en bloc.
L’approche d’Archivum
Le contrat-type Archivum permet de définir plusieurs périodes dans un même dossier : 5 ans pour la boîte mail tactique, 10 ans pour les pièces comptables, 15 ans pour les livrables clients sous accord de cession. Chacune a son propre arbitrage à échéance, son propre groupe de décideurs et sa propre règle de vote. Cette modularité évite l'archivage en bloc qui mène soit à la suppression prématurée, soit à la rétention indéfinie.