Glossaire — Habilitation d'accès
Qu'est-ce qu'une habilitation d'accès aux archives ?
Désignation nominative et contractuelle d'une personne autorisée à demander l'accès aux archives déposées chez un tiers archiviste. Elle précise l'étendue (consultation, restitution, vote), les conditions (signature, vérification d'identité, vote collégial) et la durée. Elle est révocable, traçable et opposable.
De quoi parle-t-on
L'habilitation d'accès est la pierre angulaire du contrôle d'accès aux archives chez un tiers archiviste. Elle est nominative : le contrat liste les personnes par leur identité civile, jamais par fonction (éviter le risque de successeurs auto-attribués). Elle est cadrée : l'étendue précise distingue consultation simple, demande de restitution, ajout d'un nouveau bénéficiaire, déclenchement d'un vote sur l'arbitrage à échéance.
Toute action sous habilitation est consignée dans un registre d'accès : date, personne, action, justification produite. Le registre est consultable par tous les habilités, ce qui décourage les usages opportunistes et fournit une preuve pour les arbitrages éventuels.
Pourquoi cela compte
Sans cadre nominatif, l'accès aux archives d'une entreprise éteinte se règle au cas par cas, au prix d'une bataille de légitimités. L'habilitation préventive empêche cela : les rôles sont fixés à la signature, alignés avec ce que les associés veulent réellement. Elle est aussi un outil de protection des bénéficiaires : ils savent qu'aucun tiers, pas même Archivum, ne peut accorder un accès qui ne leur ait pas été nommément attribué.
L’approche d’Archivum
Chez Archivum, l'habilitation est gérée par le contrat et par un registre numérique consultable. La modification d'une habilitation (ajout, retrait, changement d'étendue) suit la mécanique de vote prévue : elle est elle-même collégiale, jamais unilatérale. Toute demande d'accès est précédée d'une vérification d'identité par pièce officielle, journalisée dans le registre.