Glossaire — Tiers archiviste
Qu'est-ce qu'un tiers archiviste ?
Acteur indépendant, désigné par contrat, qui prend en charge le patrimoine numérique d'une société qui s'éteint pour le conserver, l'arbitrer à l'échéance et, le cas échéant, en assumer la cession. Il se distingue d'un hébergeur (capacité technique) et d'une société de backup (sauvegarde de l'activité courante).
De quoi parle-t-on
Le tiers archiviste est un métier de tradition fiduciaire appliqué à la matière numérique. Comme un notaire ou un huissier, il intervient parce qu'il est extérieur aux parties : il garantit un état de fait que les anciens dirigeants ou ayants droit ne pourraient pas démontrer seuls.
Trois caractéristiques le définissent. L'indépendance : il ne participe pas à l'activité de la société, il n'a pas d'intérêt à conserver ou supprimer un actif particulier. La traçabilité : chaque opération (dépôt, accès, vote, restitution, cession) est journalisée et opposable. La pérennité : ses obligations survivent à la disparition de la société qui l'a mandaté — c'est précisément pour cela qu'on le mandate.
Pourquoi cela compte
Beaucoup d'organisations imaginent qu'un coffre familial, un disque chez l'avocat ou un compte cloud à un nom personnel suffit. La réalité est plus rude : ces dispositifs ne sont pas conçus pour exécuter une transmission ou un arbitrage, ils ne tracent pas les opérations, et leur accessibilité dépend d'une personne ou d'une institution dont les règles peuvent évoluer. Le tiers archiviste répond précisément à ce besoin : opérer la conservation et la transmission, pas seulement les héberger.
L’approche d’Archivum
Archivum revendique le métier de tiers archiviste, sans s'attacher aux qualifications certifiantes (NF Z42-013, eIDAS qualifié). Notre cadre est le droit commun des contrats français et le RGPD. La valeur d'un tiers archiviste tient à sa rigueur opérationnelle et à la clarté de son contrat : nous documentons l'un et l'autre, sans nous abriter derrière un label.
Questions fréquentes
- Quelle différence entre un tiers archiviste et un hébergeur ?
- Un hébergeur fournit une capacité technique de stockage. Un tiers archiviste opère une conservation et une transmission encadrées par contrat : habilitations, journalisation, arbitrage à échéance. Il garantit un état de fait, pas seulement un espace disque.
- Un tiers archiviste a-t-il besoin d'une certification ?
- Archivum revendique ce métier sans s'appuyer sur des qualifications certifiantes (NF Z42-013, eIDAS qualifié). Le cadre est le droit commun des contrats français et le RGPD. La valeur tient à la rigueur opérationnelle et à la clarté du contrat.
- Pourquoi un tiers plutôt qu'un coffre chez l'avocat ?
- Un disque chez un tiers ne trace pas les opérations et n'exécute ni transmission ni arbitrage. Le tiers archiviste est conçu pour opérer la conservation et la décision de fin de période, pas seulement pour les héberger.