Glossaire — Tiers archiviste
Qu'est-ce qu'un tiers archiviste ?
Acteur indépendant, désigné par contrat, qui prend en charge le patrimoine numérique d'une société qui s'éteint pour le conserver, l'arbitrer à l'échéance et, le cas échéant, en assumer la cession. Il se distingue d'un hébergeur (capacité technique) et d'une société de backup (sauvegarde de l'activité courante).
De quoi parle-t-on
Le tiers archiviste est un métier de tradition fiduciaire appliqué à la matière numérique. Comme un notaire ou un huissier, il intervient parce qu'il est extérieur aux parties : il garantit un état de fait que les anciens dirigeants ou ayants droit ne pourraient pas démontrer seuls.
Trois caractéristiques le définissent. L'indépendance : il ne participe pas à l'activité de la société, il n'a pas d'intérêt à conserver ou supprimer un actif particulier. La traçabilité : chaque opération (dépôt, accès, vote, restitution, cession) est journalisée et opposable. La pérennité : ses obligations survivent à la disparition de la société qui l'a mandaté — c'est précisément pour cela qu'on le mandate.
Pourquoi cela compte
Beaucoup d'organisations imaginent qu'un coffre familial, un disque chez l'avocat ou un compte cloud à un nom personnel suffit. La réalité est plus rude : ces dispositifs ne sont pas conçus pour exécuter une transmission ou un arbitrage, ils ne tracent pas les opérations, et leur accessibilité dépend d'une personne ou d'une institution dont les règles peuvent évoluer. Le tiers archiviste répond précisément à ce besoin : opérer la conservation et la transmission, pas seulement les héberger.
L’approche d’Archivum
Archivum revendique le métier de tiers archiviste, sans s'attacher aux qualifications certifiantes (NF Z42-013, eIDAS qualifié). Notre cadre est le droit commun des contrats français et le RGPD. La valeur d'un tiers archiviste tient à sa rigueur opérationnelle et à la clarté de son contrat : nous documentons l'un et l'autre, sans nous abriter derrière un label.