Glossaire — Vote collégial
Comment fonctionne un vote collégial sur l'accès aux archives ?
Mécanique de décision encadrée par contrat lorsqu'une demande d'accès, de restitution ou d'arbitrage à échéance concerne plusieurs habilités. Le contrat fixe la règle de majorité (simple, qualifiée, unanimité), le quorum, les éventuels droits de véto, et le délai de vote. Toute opération est consignée.
De quoi parle-t-on
Lorsqu'un dossier compte plusieurs habilités — anciens associés, fratrie d'ayants droit, comité de mandataires — il faut un cadre collectif pour décider. Le contrat Archivum prévoit, dès la signature, le mode de décision applicable :
- Majorité simple : la moitié plus un.
- Majorité qualifiée : deux tiers, trois quarts, ou autre seuil.
- Unanimité : tous les habilités doivent consentir.
- Quorum : nombre minimum de votants pour que la décision soit valable.
- Droit de véto : une ou plusieurs personnes désignées peuvent bloquer la décision indépendamment de la majorité.
Le délai de vote est encadré : passé ce délai, le silence vaut soit approbation, soit refus, selon ce qui a été convenu.
Pourquoi cela compte
Sans règle collective explicite, une demande d'accès opposant deux ayants droit aux intérêts divergents devient un conflit que le tiers archiviste ne peut pas trancher seul. Le vote collégial permet de transférer la responsabilité de l'arbitrage là où elle doit être : chez les bénéficiaires eux-mêmes, dans le cadre prévu, et de manière traçable.
L’approche d’Archivum
Archivum exécute le vote selon le contrat, sans interpréter. Notification des votants, ouverture du scrutin, journalisation des votes, vérification du quorum, application du résultat. En cas de blocage (quorum non atteint, véto activé sans accord), le contrat prévoit un mécanisme par défaut — généralement le statu quo : pas d'accès délivré, pas de restitution, l'archive reste en l'état.