Glossaire — Cessation d'activité
Qu'est-ce qu'une cessation d'activité ?
Arrêt définitif de l'exploitation d'une société ou d'une activité indépendante. Elle peut être volontaire (décision des associés ou de l'entrepreneur), amiable (dissolution-liquidation hors tribunal) ou judiciaire (ouverte par le tribunal de commerce). Quel que soit son cadre, elle déclenche des obligations de conservation et d'effacement qu'il faut anticiper.
De quoi parle-t-on
En droit français, la cessation d'activité d'une société se décline en trois grands cas. La cessation volontaire intervient lorsque les associés décident en assemblée générale extraordinaire de ne plus poursuivre l'activité. Elle ouvre une phase de dissolution puis de liquidation amiable, à l'issue de laquelle la société est radiée du Registre du commerce et des sociétés (RCS).
La liquidation judiciaire est ouverte par jugement du tribunal de commerce lorsque la société est en cessation des paiements et que son redressement est manifestement impossible. Elle est conduite par un liquidateur judiciaire désigné par le tribunal. La cessation d'une entreprise individuelle (EI, EIRL, micro-entreprise) suit une logique similaire, simplifiée : déclaration auprès du guichet unique, radiation, conservation des archives.
Pourquoi cela compte
La cessation est précisément le moment où le patrimoine numérique d'une entreprise risque d'être perdu, dispersé ou récupéré par des personnes qui n'y ont pas droit. Les associés et dirigeants restent responsables des données détenues — courriers échangés, fichiers RH, documents comptables, accès clients, code source — pendant et après la cessation. Ne pas anticiper expose à des risques juridiques (RGPD, secret professionnel, droit des contrats), commerciaux (réputation, perte de relations) et patrimoniaux (perte de valeur d'actifs immatériels).
L’approche d’Archivum
Archivum prend en charge le patrimoine numérique d'une société dès la décision de cessation, indépendamment de sa forme. Le contrat fixe les actifs concernés, les personnes habilitées à demander l'accès pendant la conservation, la durée de l'archivage, et les scénarios à l'échéance — prolonger, supprimer, ou céder les droits au tiers archiviste. La continuité de site web et la continuité e-mail (réception seule) peuvent être ajoutées lorsque le dossier le justifie.
Questions fréquentes
- Quand faut-il anticiper le sort des données ?
- Idéalement dès la décision de cesser, avant la radiation. C'est la seule période où la société peut encore accéder à ses comptes, signer un contrat de dépôt et désigner ses ayants droit. Après la radiation, ces actions deviennent difficiles, voire impossibles.
- La cessation efface-t-elle les obligations de conservation ?
- Non. Les durées légales — dix ans en comptabilité, cinq ans en social — survivent à la société et se reportent sur les anciens dirigeants. La cessation déplace la responsabilité, elle ne l'éteint pas.
- Quelle forme de cessation Archivum accompagne-t-il ?
- Les trois : cessation volontaire, liquidation amiable et liquidation judiciaire, ainsi que la cessation d'une entreprise individuelle. Le contrat s'adapte aux signataires et au cadre ; le service de conservation reste identique.