Cas d'usage · Association
L'association qui se dissout
Quinze ans, deux cents membres au plus haut, douze conseils d'administration, un site qui a hébergé chaque édition du festival. L'association se dissout — mais ce qu'elle a produit appartient à la mémoire collective autant qu'au bureau sortant.
Le décor
Votre association est née il y a quinze ans, autour d'un projet — culturel, sportif, solidaire, professionnel. Vous avez monté un bureau, recruté des bénévoles, demandé des subventions, organisé une première édition de quelque chose, puis une deuxième, puis dix. Le site web a accompagné l'aventure : archives des événements, articles, photos, mentions presse, comptes-rendus d'assemblée générale.
Vous arrêtez. Le bureau actuel n'a plus la disponibilité, la relève n'est pas venue, la dissolution est votée en AG extraordinaire. Un liquidateur amiable est désigné parmi les anciens membres du bureau. Vous avez devant vous quelques mois pour solder les engagements — derniers loyers, derniers paiements URSSAF si vous aviez un salarié, dernier rapport aux financeurs publics.
Reste la question des actifs immatériels. Le site internet accumule quinze ans de mémoire publique. Les boîtes mail contiennent des échanges avec des partenaires que d'autres associations souhaiteraient peut-être recontacter. Les procès-verbaux ont une valeur historique. Les listes de membres sont soumises au RGPD. Tout cela ne peut pas simplement disparaître avec la radiation préfectorale.
Une association ne ferme pas comme une entreprise. Elle ferme comme un cercle : ce qu'elle laisse, elle le doit à ses membres, à ses publics, et à ce qui pourra reprendre la suite plus tard.
- 15 ans d'activité
- ~200 membres au plus haut
- ~45 Go d'archives
- 12 conseils d'administration
Ce qui est en jeu
- Les procès-verbaux et statuts. Documents de gouvernance qui font foi des décisions historiques (admissions, exclusions, modifications statutaires, comptes annuels approuvés). Conservation recommandée d'au moins dix ans, plus si l'association a perçu des subventions publiques (contrôles administratifs).
- Le site éditorial. Quinze ans de référencement, des dizaines d'articles, des photos d'événements qui valent pour la mémoire des participants comme pour la documentation du secteur. Pour les associations à rayonnement local ou thématique, c'est souvent la seule archive ouverte du sujet.
- Les données des membres. Soumises au RGPD. La CNIL recommande des durées de conservation calées sur les besoins (3 ans après le dernier contact pour la prospection, plus pour les obligations légales). Les membres doivent être informés du devenir de leurs données.
- Les boîtes mail bureau.
contact@,bureau@,presidence@recevront pendant des années des sollicitations — partenaires, anciens membres, administrations. Sans continuité e-mail, ces messages disparaissent. - Le boni de liquidation et la dévolution. La loi 1901 interdit la distribution du boni aux membres : les actifs résiduels — y compris immatériels comme un nom de domaine valorisable ou des archives précieuses — doivent être dévolus à une autre association ayant un but similaire. Encore faut-il que ces actifs soient identifiés et documentés.
Comment Archivum opère
- 1
Cadrage du dossier
Statuts (loi 1901 ou statut spécifique), historique des subventions reçues, périmètre des archives, habilitations à attribuer (anciens membres du bureau, association dévolutaire éventuelle). Devis détaillé puis contrat-type adapté à la dissolution associative.
- 2
Dépôt des archives documentaires
Procès-verbaux d'AG, statuts modifiés, comptes annuels, conventions de subvention, photos et vidéos d'événements, registres de membres anonymisés selon les besoins. Stockage souverain français, empreinte cryptographique de chaque pièce.
- 3
Bascule du site éditorial en mode statique
Le site est régénéré en HTML statique. Les fonctionnalités actives (formulaires d'adhésion, espaces membres) sont désactivées, les archives éditoriales restent accessibles. Le nom de domaine est conservé sous contrat. Voir continuité de site.
- 4
Reprise des e-mails en réception seule
contact@,bureau@sont repris en mode réception seule. Les anciens membres du bureau habilités consultent les courriers entrants via un registre journalisé. Réponse possible via canal hors plateforme au cas par cas. - 5
Conservation et information des membres
Le contrat fixe les durées d'archivage par strate. Une notification est envoyée aux membres encore identifiables pour les informer du devenir de leurs données — transfert à l'association dévolutaire éventuelle ou suppression à terme.
- 6
Arbitrage à échéance
Les anciens membres du bureau (ou les ayants droit désignés au contrat, qui peuvent être les représentants de l'association dévolutaire) tranchent collégialement entre prolongation, suppression et cession — voir arbitrage à échéance.
Et après cinq ans ?
Les anciens responsables nommés au contrat — ou les représentants de l'association dévolutaire — tranchent selon la règle de vote convenue.
Prolongation
Une nouvelle période, souvent justifiée par la valeur historique des archives ou par une mémoire collective à maintenir disponible.
Suppression
Destruction sécurisée des données soumises au RGPD une fois les durées légales écoulées. Conservation possible de la seule mémoire éditoriale anonymisée.
Cession au tiers
Archivum hérite contractuellement du nom de domaine et du site éditorial — option utile pour les associations à rayonnement public dont les contenus servent encore.
Combien ça coûte ?
Pour une association de taille moyenne — quinze ans d'activité, ~45 Go d'archives, site éditorial de 200 pages, 3 boîtes mail bureau — sur cinq à dix ans, l'ordre de grandeur est de quelques centaines à quelques milliers d'euros par an, dégressif au volume. Pour les associations subventionnées sur fonds publics, certaines collectivités peuvent prendre en charge tout ou partie du coût d'archivage patrimonial — à instruire au cas par cas.
Cadrer votre dossier
Le plus efficace est d'en parler une heure avant l'AG de dissolution. Nous comprenons les contraintes spécifiques aux associations (loi 1901, dévolution du boni, RGPD adhérents), nous validons un périmètre, vous repartez avec un devis cadré et un projet de contrat à présenter au CA.