Étape 1 · Préparer
Cadrage du dossier
La toute première étape, et probablement la plus déterminante. Avant qu'aucune donnée ne quitte vos systèmes et avant qu'aucun document ne soit signé, nous prenons une heure pour comprendre votre dossier dans son ensemble. Sans jargon, sans présupposé, et sans engagement de votre part.
Pourquoi cette étape
Un dossier d'archivage post-cessation tient à la précision du contrat qui le porte, et un contrat précis tient à la précision du cadrage initial. Beaucoup de prestataires numériques travaillent à partir d'un formulaire en ligne : ils déduisent un volume, ils déduisent une durée, ils renvoient un tarif. Cette mécanique fonctionne pour du stockage générique. Elle ne fonctionne pas pour un archivage juridiquement structuré, où la nature des archives, le statut de la structure, la liste des décideurs et la mécanique de vote à l'échéance comptent autant que les téraoctets.
Le cadrage est aussi le moment où nous écartons les dossiers qui ne sont pas pour nous. Si vous cherchez un coffre-fort à valeur probante au sens règlementaire, un escrow logiciel pur, une plateforme de preuve d'antériorité ou un service de backup quotidien, nous vous le disons franchement et nous vous orientons vers les acteurs compétents. Notre métier est très étroit ; il ne couvre pas tout ce qui ressemble à de l'archivage numérique.
Ce qui se passe concrètement
La séance de cadrage se tient en visioconférence. Elle dure une heure, parfois quatre-vingt-dix minutes pour les dossiers riches. Côté Archivum, vous avez en face un interlocuteur unique qui restera votre référent pendant toute la convention — pas de transmission de dossier entre commerciaux et opérationnels.
- Statut juridique. SAS, SARL, SCI, association loi 1901, entreprise individuelle, société civile, indivision — chaque forme déclenche une grille d'obligations et de précautions différente. Nous confirmons votre statut, et la procédure dans laquelle vous êtes : cessation volontaire, liquidation amiable ou liquidation judiciaire.
- Périmètre des actifs. Volumes (Go, To), types (fichiers bureautiques, bases, médias, courriels, logs), sources (NAS interne, comptes Google Workspace, Microsoft 365, GitHub, Dropbox, AWS, Stripe, Notion…). Si vous ne savez pas tout, c'est normal — nous travaillons par approximations validées en séance.
- Décideurs présents et futurs. Qui signe aujourd'hui ? Qui décidera dans cinq ou dix ans ? Avez-vous besoin de désigner un ayant droit numérique ? Plusieurs ayants droit avec vote collégial ? Un mandataire à neutraliser les conflits ?
- Contraintes spécifiques. Dossiers ouverts avec des clients en cours, contentieux résiduels, obligations sectorielles (santé, finance, données réglementées), engagements contractuels avec des prestataires informatiques en place, urgences de calendrier liées à la procédure.
- Scénarios envisageables. Avec ces éléments, nous esquissons les options d'archivage qui ont du sens — durée, granularité par strate, mécanique d'arbitrage à l'échéance. Pas un seul scénario figé : deux ou trois alternatives chiffrables.
Ce que vous repartez avec
Dans les deux à cinq jours ouvrés qui suivent la séance, vous recevez un mémo de cadrage écrit. Il restitue ce que nous avons compris de votre dossier, formule deux ou trois scénarios d'archivage, donne pour chacun une fourchette tarifaire indicative et une estimation de calendrier de bascule. Ce mémo est votre document de travail interne : vous pouvez le partager avec votre comptable, votre avocat, votre liquidateur, vos associés ou vos ayants droit pour décider en interne.
Le mémo n'engage personne. Si vous décidez de ne pas poursuivre, le mémo reste votre propriété et nous n'archivons aucune donnée à votre sujet au-delà des coordonnées de contact. Si vous décidez de poursuivre, nous passons à la rédaction du contrat à partir du scénario que vous retenez.
Cas particuliers
Pour les liquidations judiciaires en urgence, le cadrage se fait directement avec le mandataire désigné par le tribunal. Nous savons compresser à un échange de quarante-cinq minutes et un mémo dans les vingt-quatre heures. Voir le cas Reprise par un liquidateur.
Pour les transmissions multi-parties (anciens associés, conjoints survivants, héritiers), nous recommandons que tous les ayants droit soient présents en séance, ou au minimum représentés. Les choix de gouvernance pris à ce stade — règle de majorité, quorum, droit de véto — structurent la convention pour des années.
Pour les structures sans dirigeant disponible (décès, longue maladie, conflit ouvert), le cadrage est assuré avec le notaire en charge de la succession ou avec le mandataire ad hoc désigné. Voir notre glossaire sur le RGPD post-mortem.
Réserver votre cadrage
Une heure suffit pour démarrer. Nous comprenons votre situation, nous validons un périmètre, vous repartez avec un mémo écrit et deux ou trois scénarios chiffrés à débattre en interne.