Cas d'usage · E-commerce
L'e-commerce indépendant en fin d'activité
Six ans, douze mille commandes, trois mille huit cents clients en base. Vous fermez la boutique, mais les obligations comptables et RGPD courent encore une décennie. Comment archiver proprement, sans laisser ni trésorerie ni mémoire en suspens.
Le décor
Vous avez ouvert la boutique en ligne il y a six ans. Vous y avez consacré des soirées, vous avez tourné les photos vous-même, vous avez écrit chaque fiche produit, vous avez appris à intégrer une plateforme de paiement, à gérer la logistique, à répondre aux retours. Vous avez encaissé douze mille commandes pour trois mille huit cents clients. Le marché a changé, les marges fondent, la fatigue est là. Vous décidez de fermer pendant que la trésorerie le permet et que les stocks restants peuvent encore être écoulés.
Fermer un e-commerce n'est pas couper l'interrupteur. Vous avez des obligations qui ne s'éteignent pas avec la boutique : les factures doivent être conservées dix ans (Code de commerce, art. L. 123-22), les contrats de vente cinq ans (article L.110-4 du même code), la garantie légale de conformité jusqu'à six ans selon le bien. Et puis il y a vos clients : la CNIL demande de les informer du sort de leurs données et de maintenir leurs droits d'accès, de portabilité, d'effacement ouverts.
Sur le plan technique, le site lui-même est rarement la difficulté. Ce qui est complexe, c'est de séparer ce qui doit rester accessible (catalogue, conditions générales, FAQ retours) de ce qui doit être verrouillé (panier, comptes clients, paiement) et de tenir les deux ensemble pour les années à venir.
Un e-commerce qui ferme n'arrête pas de communiquer : il arrête de vendre. La nuance change tout pour ce qu'il faut conserver, pour qui, et pour combien de temps.
- 6 ans d'activité
- 12 000 commandes traitées
- 3 800 clients en base
- 10 ans conservation comptable
Ce qui est en jeu
- Le catalogue produit. Photos, fiches, descriptifs SEO accumulés sur six ans. La valeur de référencement (mots-clés, liens entrants) ne se reconstitue pas ; conserver le catalogue en lecture seule maintient cette équité numérique pour vos anciens clients comme pour l'archive éditoriale.
- Les commandes et factures. L'article L.123-22 du Code de commerce impose dix ans de conservation à compter de la clôture. Cette obligation persiste après la radiation : elle se reporte sur les anciens dirigeants à titre personnel.
- Les comptes clients. Données personnelles soumises au RGPD : vous devez maintenir les droits d'accès, de portabilité et d'effacement de chaque client jusqu'à effacement définitif. Voir RGPD post-mortem.
- Le site e-commerce. Souvent encore consulté après la fermeture par d'anciens clients qui cherchent leur facture, le numéro de SAV ou des infos sur la garantie. Sa disparition pure et simple aggrave les retours négatifs et les litiges.
- Les boîtes mail SAV.
sav@,contact@,retours@reçoivent des mois après la fermeture des relances de paiement, des demandes de remboursement, des avis de retour livraison. Sans continuité e-mail, ces messages disparaissent en non-livraison silencieuse.
Comment Archivum opère
- 1
Cadrage du dossier
Périmètre du catalogue, volume des commandes, base clients à archiver, contrats sous-jacents (paiement, logistique, marketplace), procédure de fermeture (cessation volontaire ou liquidation). Devis détaillé puis contrat-type adapté à l'e-commerce.
- 2
Extraction du catalogue et de la base commandes
Export complet du catalogue produit (texte, médias, métadonnées), de la base de commandes (anonymisée si besoin pour les commandes prescrites), des factures PDF, des bons de retour. Tout est chiffré, indexé et stocké sur infrastructure souveraine française.
- 3
Bascule du site en mode statique
Le catalogue est régénéré en HTML statique. Le panier, le compte client et le tunnel de paiement sont désactivés. Une page « Notre boutique a fermé » explique comment retrouver une facture, exercer ses droits RGPD ou contacter le service après-vente. Voir continuité de site.
- 4
Reprise des e-mails SAV en réception seule
sav@,contact@,retours@sont repris en mode réception seule. Aucun envoi sortant. Les courriers entrants sont consultables par les personnes habilitées au contrat, journalisés dans un registre. - 5
Conservation contractualisée par strate
Le contrat fixe des durées d'archivage différenciées : 10 ans pour la comptabilité, 5 ans pour les contrats, 3 ans pour la base de prospection commerciale (recommandation CNIL). Chaque strate a son propre arbitrage à échéance.
- 6
Arbitrage à échéance
Trois mois avant chaque échéance, les anciens dirigeants (ou leurs ayants droit) sont notifiés. Ils tranchent collégialement entre prolongation, suppression et cession — voir arbitrage à échéance.
Et après cinq ans ?
Les anciens dirigeants — ou les ayants droit nommés au contrat — tranchent selon la règle de vote convenue.
Prolongation
Une nouvelle période, alignée sur les obligations résiduelles. La comptabilité justifie une prolongation jusqu'à dix ans après clôture.
Suppression
Destruction sécurisée des strates dont la conservation n'est plus nécessaire (par exemple la base prospection au-delà de trois ans). Certificat émis aux anciens dirigeants.
Cession au tiers
Archivum hérite contractuellement du nom de domaine, du catalogue éditorial et de l'enseigne, libérant les anciens dirigeants des obligations futures.
Combien ça coûte ?
Pour un dossier comme celui décrit — six ans d'activité, 80 Go d'archives (médias inclus), catalogue de 600 fiches produit, base de 3 800 clients, 3 boîtes mail SAV — sur cinq ans, l'ordre de grandeur est de quelques milliers d'euros par an, dégressif par paliers de volume. Le poids des médias produits (photos haute résolution, vidéos) pèse plus que le catalogue texte. Le tarif final est arrêté au devis.
Cadrer votre dossier
Le plus efficace est d'en parler une heure avant de couper le paiement et la logistique. Nous comprenons le contexte e-commerce, nous validons un périmètre par strate, vous repartez avec un devis cadré et un plan de communication clients aligné sur les attentes CNIL.