Cas d'usage · Freelance / EI
Le freelance ou l'EI qui cesse son activité
Dix ans de pratique en solo, cent vingt clients, deux boîtes mail, un portfolio en ligne. Vous arrêtez parce que vous changez de cap. Pourtant, les obligations comptables et fiscales courent encore une décennie. Comment fermer sans brûler ce que vous avez construit.
Le décor
Vous êtes freelance, en entreprise individuelle, EIRL ou micro-entrepreneur depuis dix ans. Vous avez accompagné une centaine de clients — quelques contrats récurrents, beaucoup de missions courtes, un portfolio public que vous avez tenu à jour. Vous décidez d'arrêter, par fatigue ou par envie de changer : salariat, congé sans contrat, autre activité. Vous déclarez la cessation au guichet unique de l'INPI, vous recevrez la radiation au répertoire SIRENE quelques semaines plus tard.
Sur le plan comptable et fiscal, vous savez ce qu'il faut faire : dernière déclaration, derniers paiements URSSAF, dernier bilan ou dernière déclaration BNC. Sur le plan numérique, vous improvisez. Vous avez accumulé dix ans de pièces — factures, devis, livrables clients, échanges e-mail — sur des comptes Gmail, Drive, Notion, Stripe que vous envisagez vaguement de fermer dans « quelques mois ».
Le problème, c'est que ces « quelques mois » se transforment en années. Pendant ce temps, vous payez encore les abonnements, vous recevez encore des messages, et vos obligations comptables — dix ans après la dernière facture — continuent à courir. Le sort de ces archives n'est ni un souvenir, ni une dette technique : c'est un dossier ouvert.
Un freelance qui ferme n'a pas de mandataire, pas d'associés, pas d'équipe pour gérer la suite. Tout repose sur lui — d'où l'intérêt de confier les archives à un tiers qui survit à la cessation.
- 10 ans d'activité
- ~120 clients servis
- ~30 Go d'archives
- 10 ans conservation comptable
Ce qui est en jeu
- Les pièces comptables. L'article L.123-22 du Code de commerce impose dix ans de conservation pour les BIC ; les BNC suivent une logique comparable. Cette obligation persiste après la radiation : c'est vous, à titre personnel, qui produirez les pièces en cas de contrôle fiscal ou social.
- Les livrables clients. Selon votre statut et vos contrats, certains clients gardent un droit d'usage ou de récupération sur les fichiers livrés. Sans dépôt structuré, vous n'aurez plus, dans cinq ans, ni les fichiers ni les contrats associés pour répondre à une demande légitime.
- La boîte mail pro. Adresse perso utilisée pour le pro, ou domaine dédié : dans les deux cas, des relances arrivent encore après la cessation — administrations, anciens clients, plateformes de paiement. Sans continuité e-mail, vous ratez une convocation URSSAF par inattention.
- Le portfolio public. Dix ans de référencement sur votre nom et votre métier. Sa disparition coupe les anciens clients et les pairs de toute information sur vous. Pour une éventuelle reprise d'activité ou un retour, c'est un actif qui vaut la peine d'être conservé.
- Vos données personnelles dans les outils SaaS. Comptes Stripe, Notion, Drive, Slack — autant de services qui détiennent vos données et dont la suppression unilatérale détruit aussi des éléments comptables. Une exportation structurée en amont évite les pertes irréversibles.
Comment Archivum opère
- 1
Cadrage du dossier
Statut juridique (EI, EIRL, micro-entrepreneur), périmètre des archives, durée de conservation par strate (comptable, livrables, courrier), habilitation — vous-même, plus éventuellement un conjoint ou un comptable. Devis détaillé puis contrat-type adapté à l'activité individuelle.
- 2
Extraction et dépôt
Export comptabilité (factures PDF, journaux), exports des outils SaaS (Stripe, Notion, Drive selon ce que vous utilisez), archives e-mail au format mbox, livrables clients indexés par dossier. Stockage souverain français, empreinte cryptographique de chaque pièce.
- 3
Bascule du portfolio en mode statique
Votre site portfolio est régénéré en HTML statique et basculé sur Scaleway derrière Cloudflare. Le nom de domaine est conservé. Une page d'accueil indique clairement que l'activité a cessé et oriente vers vous en cas de besoin. Voir continuité de site.
- 4
Reprise des e-mails en réception seule
Les boîtes critiques sont reprises en mode réception seule. Aucun envoi sortant. Vous (et seulement vous, sauf désignation d'un autre habilité) consultez les courriers entrants par un canal sécurisé.
- 5
Conservation contractualisée par strate
Le contrat fixe des durées d'archivage différenciées : 10 ans pour le comptable, 5 ans pour les contrats clients, 3 ans pour la prospection. Chaque strate a son propre arbitrage à échéance.
- 6
Arbitrage à échéance
Trois mois avant chaque échéance, vous êtes notifié. Vous tranchez entre prolongation, suppression et cession. À défaut de décision dans le délai, le scénario par défaut prévu au contrat s'applique automatiquement — voir arbitrage à échéance.
Et après cinq ans ?
Vous tranchez seul, ou avec votre conjoint si vous l'avez désigné comme ayant droit numérique au contrat.
Prolongation
Pour aligner sur les obligations comptables résiduelles (jusqu'à dix ans après la dernière clôture).
Suppression
Destruction sécurisée des strates dont la conservation n'est plus nécessaire. Certificat émis pour vos archives personnelles.
Cession au tiers
Archivum hérite contractuellement du nom de domaine et du portfolio public, libérant l'ex-freelance des charges futures.
Combien ça coûte ?
Pour une activité individuelle classique — 10 ans d'historique, ~30 Go d'archives, portfolio de 30 pages, 2 boîtes mail — sur cinq à dix ans, l'ordre de grandeur est de quelques centaines d'euros par an. Le tarif est dégressif par paliers de volume et de durée. Le coût marginal du portfolio statique est minime (quelques euros par mois). Le tarif final est arrêté au devis.
Cadrer votre dossier
Le plus efficace est d'en parler une heure avant de déposer la cessation. Nous comprenons votre contexte de freelance, nous validons un périmètre, vous repartez avec un devis cadré qui s'aligne sur les durées légales auxquelles vous êtes tenu individuellement.